مسئول خرید رستوران چه وظایفی دارد؟

در دنیای رستوران‌ها همواره لمس شگفتی پیشروی وجود داشته و همیشه نتیجهٔ این فعالیت‌ها مجموعه‌ای از هنر، طعم، و تجربه‌های فراموش‌نشدنی برای مشتریان به وجود آمده است. اما در پشت پرده این تجربه جذاب، مسائل پیچیده و اساسی وجود دارند که مدیر رستوران بعد از راه اندازی رستوران  باید به آنها توجه کند. یکی از این مسائل انتخاب مسئول خرید مناسب برای رستوران است. مسئول خرید رستوران وظیفهٔ حیاتی دارد: تأمین تجهیزات آشپزخانه صنعتی و مواد اولیه و….
این فرد باید به دقت بداند که چه نیازهایی وجود دارد و از کجا باید این نیازها را تأمین کند. از تدوین قراردادها تا انتخاب تأمین‌ کنندگان مناسب، مسئول خرید باید مراحل مختلف را با دقت انجام دهد. در این مقاله، به بررسی ژرف نقش مسئول خرید در رستوران و مهارت‌ها و وظایف او خواهیم پرداخت.

 

 

 

 

 

وظایف شغلی مسئول خرید رستوران چیست؟

• خرید، مدیریت و نگهداری تجهیزات آشپزخانه صنعتی
• توسعه و اجرای استراتژی های خرید.
• تهیه برآورد هزینه و مدیریت بودجه.
• تجزیه و تحلیل مصرف.
• مدیریت روابط تامین کننده و مذاکره قراردادها، قیمت ها، جدول زمانی و غیره.
• نگهداری بانک اطلاعاتی تامین کنندگان، سوابق خرید و اسناد مربوطه.
• هماهنگی با کنترل موجودی برای تعیین و مدیریت نیازهای موجودی.
• اطمینان از اینکه تمام اقلام خریداری شده مطابق با استانداردها و مشخصات کیفی مورد نیاز هستند.
• کار برای بهبود سیستم ها و فرآیندهای خرید.
• آموزش کارکنان جدید در فرآیند خرید و نحوه استفاده از سیستم خرید.

 

خرید و مدیریت و نگهداری تجهیزات آشپزخانه صنعتی:

تعیین نیازمندی‌ها:

مسئول خرید باید با دقت نیازمندی‌های رستوران را شناسایی کند. این شامل تجهیزات آشپزخانه ، تجهیزات سرویس، مواد تازه، دکوراسیون و سایر وسایل مرتبط با عملکرد رستوران می‌شود.

تعیین استانداردها:

او باید استانداردهای مورد نیاز برای تجهیزات و مواد را تعیین کند. این شامل استانداردهای کیفیت، ایمنی، و بهداشت مربوط به مواد و تجهیزات می‌شود.

 

 

 

 

توسعه و اجرای استراتژی‌های خرید

داشتن استراتژی برای موفقیت در فعالیت‌های کسب و کار بسیار حائز اهمیت است. استراتژی‌های خرید به تعیین راهبردها و رویه‌هایی که برای تأمین مواد و تجهیزات مورد نیاز یک رستوران اتخاذ می‌شود، اشاره دارد.

تحلیل نیازمندی‌ها:

ابتدا باید نیازمندی‌های شرکت یا رستوران را به دقت شناسایی کرد. این شامل تعداد و نوع مواد و تجهیزات، مهلت‌های تحویل، استانداردهای کیفیت، و همچنین نیازهای مالی می‌شود.

تعیین استراتژی خرید:

باید تعیین کنید که استراتژی خرید شما به چه شکلی با نیازهای شما هماهنگ است. آیا تمرکز بیشتری بر روی کاهش هزینه‌ها دارید یا به جلب تأمین‌کنندگان با کیفیت بالا و ارتقاء تأمین دائمی اولویت می‌دهید؟

 

 

 

 

تهیه برآورد هزینه و مدیریت بودجه.

برنامه‌ریزی موجودی (Inventory Planning) یکی از وظایف مهم مسئول خرید و تأمین در رستوران است. این فرآیند به تنظیم و کنترل میزان مواد اولیه و تجهیزات مورد نیاز رستوران به گونه‌ای می‌پردازد که نه کمبود مواد به وجود آید و نه انبار با مواد بیش از حد پر شود.

تجزیه و تحلیل مصرف:

مسئول خرید باید تاریخچه مصرف مواد را مورد بررسی قرار دهد تا الگوی مصرف را در دوره‌های مختلف (مثلاً هفتگی یا ماهانه) تشخیص دهد. این تجزیه و تحلیل می‌تواند به بهبود دقت برنامه‌ریزی کمک کند.

تخمین نیازمندی‌ها:

بر اساس تجزیه و تحلیل مصرف و نیازهای روزانه رستوران، مسئول خرید باید نیازمندی‌های مواد و تجهیزات در دوره‌های آتی (مثلاً هفته بعد یا ماه آینده) را تخمین بزند.

تعیین موجودی اولیه:

موجودی مواد در ابتدا (آغاز دوره برنامه‌ریزی) را تعیین می‌کند. این موجودی معمولاً بر اساس تعداد مواد موجود در انبار و در دسترس است.

سفارش مواد جدید:

با توجه به تخمین نیازمندی‌ها و موجودی اولیه، مسئول خرید باید تصمیم بگیرد که چه مقدار از هر ماده را سفارش دهد

کنترل موجودی:

در طول دوره برنامه‌ریزی، مسئول خرید باید موجودی را کنترل کند تا از کمبود یا تبذر مواد جلوگیری کند. او می‌تواند نظارت دقیقی بر موجودی داشته باشد و در صورت نیاز، سفارشها را تصحیح کند.

اصول ABC:

مسئول خرید ممکن است اصول ABC را به کار بگیرد. این اصول بر مبنای اهمیت مواد برای رستوران تعیین می‌شود. مواد مهم‌تر معمولاً به صورت مداوم تامین می‌شوند در حالی که مواد کم اهمیت‌تر ممکن است به ندرت تامین شوند.

استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت موجودی:

مسئول خرید می‌تواند از نرم‌افزارهای مدیریت رستوران موجودی استفاده کند تا به صورت اتوماتیک موجودی‌ها را مدیریت کند و اطلاعات دقیق‌تری ارائه دهد.

برنامه‌ریزی موجودی مواد و تجهیزات در رستوران مهم است تا هزینه‌ها کاهش یابد، مواد به موقع تأمین شود، و عملکرد رستوران بهبود یابد. این فرآیند به بهره‌وری و مدیریت موثر تأمین مواد کمک می‌کند و از دست رفتن زمان و منابع اضافی را جلوگیری می‌کند.

 

 

 

 

 

 

مسئول خرید رستوران و مدیریت روابط تامین کنندگان:

انتخاب تامین‌کنندگان مناسب می‌تواند تأمین مواد اولیه و تجهیزات با کیفیت و بازدهی مالی بهتری را فراهم کند.

تعیین نیازمندی‌ها:

مسئول خرید باید نیازمندی‌های دقیق رستوران را مشخص کند. این شامل نوع مواد و تجهیزات مورد نیاز، حجم تقاضا، مشخصات فنی، و ترتیب اولویت‌ها می‌شود.

تعیین معیارهای انتخاب:

ایجاد معیارهای انتخاب مهم است. این معیارها ممکن است شامل قیمت، کیفیت، تحویل به موقعیت، قابلیت ارائه خدمات پس از فروش، و پایداری مالی تامین‌کننده باشد.

مقایسه تامین‌کنندگان:

مسئول خرید باید میان مختلف تامین‌کنندگان موجود در بازار مقایسه انجام دهد. این مقایسه می‌تواند به وسیله ارزیابی معیارهای مختلف صورت گیرد.

بررسی کیفیت:

ارزیابی کیفیت محصولات تامین‌کنندگان به وسیله نمونه‌برداری و آزمون محصولات می‌تواند مفید باشد. اطمینان از کیفیت مواد حیاتی برای رستوران است.

مذاکرات قیمتی:

مسئول خرید باید قیمت‌ها و شرایط تجاری با تامین‌کنندگان مورد انتخاب مذاکره کند تا به بهترین توافقات ممکن دست یابد.

برنامه‌ریزی مدیریت ریسک:

در نظر گرفتن عوامل مانند تغییرات نرخ ارز یا تغییرات قیمت‌ها در انتخاب تامین‌کنندگان بسیار حائز اهمیت است. باید برنامه‌ریزی مناسب برای مدیریت ریسک‌ها صورت گیرد.

مطالعه تاریخچه تامین‌کنندگان:

بررسی تاریخچه تامین‌کنندگان، مثل تجربه‌ی آن‌ها در صنعت و سابقه‌ی همکاری با سایر رستوران‌ها، می‌تواند به انتخاب صحیح کمک کند.

ارزیابی نهایی:

بعد از انجام مراحل مذکور، مسئول خرید باید تامین‌کنندگان نهایی را انتخاب کند و قراردادها و توافق‌نامه‌های لازم را به اوضاع بیاورد.

پیگیری و نظارت:

پس از انتخاب تامین‌کنندگان، نظارت مداوم بر کیفیت مواد و اجرای قراردادها بسیار مهم است. این نظارت به اطمینان از ارائه به موقعیت و کیفیت محصولات تامین‌شده کمک می‌کند.

ارزیابی دوره‌ای:

مسئول خرید باید دوره‌ای تامین‌کنندگان را ارزیابی کند و اگر لازم با تغییر تامین‌کنندگان همکاری کند تا به بهره‌وری و کیفیت بهتری دست یابد.

انتخاب تامین‌کنندگان به انتخاب مناسب ترین تامین‌کننده با توجه به نیازهای رستوران کمک می‌کند و از تأمین مواد با کیفیت و بهره‌وری مالی بهره‌برداری می‌شود. این فرآیند می‌تواند تأمین مواد را بهبود بخشد و به موفقیت رستوران کمک کند.

 

 

 

 

استفاده از قراردادها و توافق‌نامه‌ها:

استفاده از قراردادها و توافق‌نامه‌ها در فرآیند خرید و تأمین مواد و تجهیزات بسیار مهم است و به مسئول خرید کمک می‌کند تا به بهره‌وری بیشتر و حفظ منافع رستوران یا کمک کند.:

تعریف دقیق مواد و خدمات:

در قرارداد یا توافق‌نامه باید مواد و خدمات مورد نیاز تعریف شوند.

قیمت و شرایط مالی:

مبلغ کل قرارداد یا توافق‌نامه، شیوه پرداخت، تعهدات مالی هر دو طرف، و همچنین شرایط مالی مثل جریمه تأخیر پرداخت و تعداد واحد انجام پرداخت باید به دقت مشخص شوند.

شرایط تحویل و زمانبندی:

باید تاریخ تحویل مواد یا انجام خدمات، زمانبندی تحویل، و تأخیرهای ممکن را در نظر گرفت. در صورت نیاز، مشخص شود چگونه با تاخیر‌ها و مشکلات تحویل برخورد شود.

جریمه و تعویق:

در قرارداد ممکن است شرایط جریمه و تعویق برای تاخیر یا عدم تحویل مواد یا خدمات مشخص شود. این اقدام می‌تواند تأمین‌کننده را تشویق به انجام به موقع تراکنش کند.

کیفیت و استانداردها:

استانداردهای کیفیت مواد و خدمات باید در قرارداد یا توافق‌نامه مشخص شوند. اگر مواد یا خدمات تحویلی به استانداردهای مورد نظر نیاز‌های شما نیازهای شما پاسخ ندهند، باید راهکارهای تصحیح اعمال شود.

مسئولیت‌ها و تعهدات:

مسئولیت‌ها و تعهدات هر دو طرف در قرارداد یا توافق‌نامه باید مشخص شوند. این شامل مسئولیت‌های تامین‌کننده برای تحویل به موقع و کیفیت مطلوب و همچنین مسئولیت‌های خریدار برای پرداخت به موقع و انجام تعهدات مرتبط با قرارداد می‌شود.

راهکارهای حل اختلاف:

در صورت بروز اختلافات، باید راهکارهای حل اختلافات (مثل مذاکره، تجسس، و داوری) در قرارداد در نظر گرفته شوند.

نحوه اجرا و پایان قرارداد:

نحوه اجرای قرارداد و شرایط پایان آن باید مشخص شوند. این شامل تمدید قرارداد، ختم آن، و موارد مرتبط با پایان قرارداد می‌شود.

قراردادها و توافق‌نامه‌ها می‌توانند به مسئول خرید کمک کنند تا تعهدات تامین‌کنندگان را انجام دهند.

 

 

 

 

 

 

 

یک مسئول خرید خوب چگونه با تحویل با تاخیر یا ناقص برخورد می کند؟

یک مسئول خرید خوب باید بتواند با تحویل با تاخیر یا تجهیزات ناقص از تامین‌کنندگان برخورد کند و مسائل را به نحوی حل کند که به بهره‌وری رستوران آسیبی نزند. در ادامه، راهکارهایی برای برخورد با این مسائل آورده شده است:

استفاده از قراردادها و توافق‌نامه‌ها:

مسئول خرید باید قبل از شروع همکاری با تامین‌کنندگان قراردادهای مناسب و توافق‌نامه‌ها را تدوین کند. این اسناد باید شرایط تحویل، کیفیت محصولات، جریمه‌ها در صورت تاخیر یا تحویل ناقص، و حقوق و تعهدات هر دو طرف را مشخص کنند.

مطالبه مطلوبیت‌های کیفیتی:

در صورتی که محصولات تاخیری یا ناقص تحویل شود، مسئول خرید باید بر اساس معیارهای کیفیت تعیین شده در قرارداد از تامین‌کننده مطالبه کند. او می‌تواند نمونه‌برداری و آزمون محصولات را انجام دهد.

ارتباط مؤثر:

مسئول خرید باید با تامین‌کننده به صورت باز و صادقانه ارتباط برقرار کند و مسائل را برایشان توضیح دهد. همچنین، از او بخواهد تا تعهدات خود را در دستور کار قرار دهد.

جریمه و تعویق در قرارداد:

اگر در قرارداد جریمه‌ها و تعویق‌ها در مورد تاخیرها و تحویل ناقص در نظر گرفته شده باشد، مسئول خرید می‌تواند از آن‌ها استفاده کند. این جریمه‌ها ممکن است تامین‌کننده را تشویق به تحویل به موقع و کیفیت بهتر کنند.

جستجوی تامین‌کننده جایگزین:

اگر تامین‌کننده اصلی به تحویل ناقص یا تاخیری مداخله کند، مسئول خرید باید از جستجوی تامین‌کننده جایگزین با خدمات و کیفیت مشابه پیروی کند تا تأمین مواد ادامه یابد.

مدیریت ریسک‌ها:

مسئول خرید باید همواره در نظر داشته باشد که ریسک‌های مرتبط با تامین مواد و تجهیزات وجود دارد. برنامه‌ریزی مناسب و مدیریت ریسک‌ها می‌تواند به وضعیت‌های غیرمنتظره برای رستوران پاسخ دهد.

آموزش و آگاهی:

مسئول خرید باید با تغییرات در عقب‌نشینی تامین‌کننده‌ها آشنا شود و از روش‌ها و فرآیندهای به روز برای مدیریت مشکلات باخبر باشد.

تحلیل علت تاخیر یا ناقصی:

برای بهبود کار در آینده، مسئول خرید باید علت تاخیر یا ناقصی تامین‌کننده را تجزیه و تحلیل کرده و از تجارب گذشته برای جلوگیری از مشکلات مشابه در آینده بهره ببرد.

برخورد با تاخیر در تحویل یا تحویل ناقص مواد و تجهیزات از مسائل روزمره مسئول خرید در رستوران است. برنامه‌ریزی مدیریت ریسک، استفاده از قراردادها قوی، و ارتباط موثر با تامین‌کننده می‌تواند به بهره‌وری رستوران کمک کند و مسائلی که پیش می‌آید را به بهترین نحو ممکن حل کند.

 

 

 

 

مقاله پیشنهادی: لیست کامل خط پخت در تجهیزات آشپزخانه صنعتی

 

 

مسئول خرید رستوران چه تحصیلاتی نیاز دارد؟

مسئول خرید در یک رستوران نیاز به تحصیلات و تجربه‌های خاصی دارد. تحصیلات و مهارت‌های مورد نیاز برای این نقش ممکن است متنوع باشد و وابسته به اندازه و نوع رستوران باشد. اما معمولاً مسئول خرید در رستوران به موارد زیر نیاز دارد:

تحصیلات:

حداقل مدرک لیسانس در رشته‌های مدیریت تجاری، مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت تأمین و توزیع، رشته‌های مرتبط با مدیریت و کسب و کار معمولاً مورد نیاز است. برخی رستوران‌ها ممکن است ترجیح دهند که مسئول خرید مدرک بالاترداشته باشد.

تجربه:

تجربه کاری در حوزه مدیریت تأمین و خرید به مسئول خرید کمک می‌کند تا مسائل مرتبط با تأمین مواد و تجهیزات را به بهترین نحو مدیریت کند.  در صنایع مرتبط با رستوران، مانند صنعت غذا یا میزبانی، نیز در این زمینه ارزش دارد.

مهارت‌های تحلیلی:

مسئول خرید باید توانایی تجزیه و تحلیل قیمت‌ها، تأمین‌کنندگان، و عقب‌نشینی‌ها را داشته باشد

مهارت‌های ارتباطی:

توانایی برقراری ارتباط موثر با تأمین‌کنندگان، دیگر اعضای تیم، و مدیران رستوران بسیار مهم است. مسئول خرید باید توانایی مذاکره، ایجاد توافق و تعامل موثر را داشته باشد.

مهارت‌های مدیریتی:

مسئول خرید باید توانایی مدیریت تیم یا کارگروهی را داشته باشد و بتواند پروژه‌ها و فعالیت‌های مرتبط با تأمین را به بهره‌وری اجرا کند.

آشنایی با تکنولوژی:

در دنیای مدرن، مسئول خرید باید با نرم‌افزارهای مدیریت موجودی و تجارت الکترونیکی آشنا باشد تا به بهره‌وری و اتوماسیون فرآیندها کمک کند.

قوانین و مقررات مرتبط:

مسئول خرید باید با قوانین و مقررات مرتبط با تأمین، تجارت، مالیات، و بهداشت و ایمنی در صنعت رستوران آشنا باشد و به روز با تغییرات قوانین باشد.

مهارت‌های تفکر استراتژیک:

مسئول خرید باید توانایی تفکر استراتژیک و برنامه‌ریزی بلندمدت را دارا باشد.